Questions fréquentes

Les décisions prises par l'assemblée doivent être mentionnées dans le procès-verbal, qui constituera la preuve des décisions adoptées.

C'est au copropriétaire qui conteste une mention du procès-verbal de prouver qu'elle est erronée (1). La signature du procès-verbal par le Président et un seul scrutateur est suffisante pour le valider (2). Le procès-verbal doit indiquer le texte de chaque résolution et, pour chacune d'elles, le résultat du vote, en précisant le nombre total de voix (millièmes, dix millièmes?) de la copropriété. Ainsi, les copropriétaires pourront vérifier que la majorité requise a bien été réunie (3). Il est recommandé de détailler le nombre exact des voix (pour, contre et abstention). Une indication vague telle que " la résolution est adoptée (ou rejetée) à une très forte majorité " n'est pas valable. En principe, les bulletins de vote doivent être dépouillés pendant l'assemblée et la proclamation des résultats doit intervenir avant que les copropriétaires ne se soient séparés (4). Le procès-verbal doit également mentionner les noms des copropriétaires opposants, abstentionnistes et " défaillants " (absents de l'assemblée et non représentés). En pratique, il suffit que les noms des absents soient indiqués une seule fois, en tête du procès-verbal, avec le nombre de voix dont ils disposent. De plus, si un ou plusieurs copropriétaires opposants ? ou leurs représentants ? le demandent, le procès-verbal doit mentionner les réserves formulées sur la régularité de la délibération (par exemple, le fait que le vote porte sur une question non inscrite à l'ordre du jour). On admet que les abstentionnistes puissent aussi formuler des réserves, qui doivent être mentionnées.

La loi ne dit pas quand le procès-verbal doit être rédigé. Si, pour des raisons pratiques, notamment dans les copropriétés importantes, le procès-verbal ne peut pas être rédigé lors de la réunion, il est souhaitable que les résultats des votes soient immédiatement consignés par écrit et signés par le président de séance, le secrétaire et, s'il y a lieu, les membres du bureau. Normalement rédigé par le syndic, le procès-verbal doit ensuite être signé par le président, le secrétaire et, le cas échéant, par les scrutateurs. A défaut, l'assemblée générale risque d'être annulée.

Un compte-rendu pour les opposants et les absents :

Le syndic doit notifier aux copropriétaires opposants et défaillants les décisions prises par l'assemblée générale dans le délai de 2 mois à compter de l'assemblée. A défaut, la responsabilité du syndic peut être engagée s'il en résulte un préjudice pour un copropriétaire (ce délai est ramené à un mois lorsque l'assemblée générale qui devait élire les membres du conseil syndical n'a pas pu procéder à cette élection ; dans ce cas, le procès-verbal doit être adressé à tous les copropriétaires). La notification doit impérativement être faite par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle mentionnera le résultat du vote et reproduira intégralement le texte du 2e alinéa de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965, qui explicite la possibilité de contester une décision d'assemblée générale. Pour éviter tout risque d'erreur, le syndic envoie généralement une copie du procès-verbal lui-même, y compris aux autres copropriétaires présents ou représentés mais par lettre simple.

Références juridiques

(1) Cass. Civ. 3ème, 6/11/1996

(2) CA Paris, 23ème Chambre B, 12/11/1998, Syndic Résidence de la Tour à Rosny sous bois c/ Rodon

(3) Cass. Civ. 3ème, 10/11/1996, Mme Narcy

(4) Réponse ministérielle, JOAN, du 12/02/1996, p. 4428